GED elektronisch documentenbeheer

 

Waar staat GED voor ?

GED, of Gestion Electronique des Documents, (en anglais ,EDM: Electronic Document Management of DMS : Document Management System ) is het geheel van IT-processen dat gericht is op het optimaliseren van de circulatie, de beveiliging en de exploitatie van alle soorten documenten in een bedrijf. Het behandelt zowel inkomende als uitgaande documenten op een gecentraliseerde en gesystematiseerde manier.

De belangrijkste functies van een GED-oplossing voor het beheer van al deze document- en informatiestromen, of ze nu op papier zijn of in elektronisch formaat, zijn :

• Digitalisering van papieren documenten
• Automatisch vastleggen van e-mails en inhoud
• Indexeren
• Opslag en archivering van documenten en dossiers
• Gegevensbeveiligingsbeheer van gedigitaliseerde documenten
• Authenticatie van gearchiveerde informatie
• Snel zoeken en raadplegen van inhoud

 

 

Wat zijn de voordelen voor uw bedrijf of organisatie ?

In een context van exponentiële groei van digitale stromen is de controle van de verschillende documenten en bijbehorende gegevens die in uw onderneming circuleren, een essentiële kwestie geworden.
Met document- en contentmanagement kunt u meer coherentie in uw bedrijf brengen.
Dankzij de gecontroleerde digitalisering van documenten en inhoud wordt de toegang tot informatie gestructureerd en uw onderneming verbetert haar interne werkorganisatie en wordt efficiënter.

De implementatie van een GED-software zal zorgen voor :

• Lagere kosten : aanzienlijke vermindering van de kosten in verband met het drukken van papier en postverzendingen
• Verhoogde productiviteit dankzij documenten die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk zijn
• Vereenvoudiging van het zoeken naar elektronische documenten en inhoud
• Optimalisering van de informatiebeveiliging
• Centralisatie van bedrijfsgegeven
• Vermindering van het risico een document te verliezen

 

 

 

GED : de voordelen voor uw klanten of gebruikers

Wist u dat 40% van de werktijd wordt verspild aan het zoeken naar informatie
(bron: Association Information & management)

Voor uw gebruikers maakt de implementatie van een software voor documentenbeheer het mogelijk dit probleem aan te pakken, omdat zij onmiddellijk toegang hebben tot de informatie die zij zoeken. Tegelijkertijd optimaliseren zij hun dagelijkse taken dankzij de centralisatie van de bedrijfsgegevens, iedereen werkt aan dezelfde documenten en houdt ze permanent bij de hand terwijl het beheer van de toegangs- en wijzigingsrechten gewaarborgd blijft… wat een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.
Uw medewerkers winnen zo aan efficiëntie en productiviteit.

 

Volgens Markess, « Is meer dan 1 op de 2 beleidsmaker van mening dat de bedrijfsprestaties afhangen van de verbetering van documentbeheerprocessen »

Elektronisch documentenbeheer is immers van essentieel belang voor de goede werking van uw onderneming of organisatie.

Het bevordert de samenwerking tussen uw medewerkers, leveranciers en partners dankzij de implementatie van Workflow om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Uw organisatie wordt wendbaarder, waardoor u snel en op een gepersonaliseerde manier kunt reageren op de vragen van uw klanten.

Dankzij dit documentbeheer kunt u bijvoorbeeld uw klanten een vereenvoudigde toegang tot hun documenten bieden. Zij kunnen de informatie die zij nodig hebben op elk moment en op het medium van hun keuze raadplegen. Zij kunnen ook online formulieren invullen, elektronisch ondertekenen en bewijsstukken downloaden.

 

De informatie circuleert perfect tussen uw bedrijf en uw klanten.

Processen worden vereenvoudigd, vlotter en korter, en dit hoge niveau van reactiviteit zal resulteren in een grotere klantentevredenheid.

 

 

 

 

Proces Elektronisch documentenbeheer
(Gestion Électronique des Documents) : de belangrijkste fasen

De 4 hoofdfasen van een GED-oplossing

• Acquisitie
  • Digitalisering van papieren documenten
  • Verzamelen van digitale documenten (EDI, E-mails, …
• Verwerking
  • Automatische en/of manuele verwerking
  • Afstemmen van offertes en facturen
  • Valideringscircuit
  • Collaboratief werk beheerd door workflows
• Verspreiding
  • Verspreiding van documenten via multi-channel
• Archivering
  • Archivering van documenten voor bewaring
  • Beheer van bewaar- en authenticatietijd

 

 

 

Business Document : De GED-oplossing van  de Inetum groep

Inetum’s Business Document platform voorziet in uw behoefte aan elektronisch documentenbeheer . (Gestion Electronique de documents GED).
Het stelt u in staat het organiseren van en rapporteren over alle :

• inhoud
• inkomende en uitgaande documenten uit uw informatiesysteem
• alsook hun gerelateerde data

door hen veilige archivering aan te bieden.

 

Het dynamische en gebruiksvriendelijke portaal, een echt verschilpunt met concurrerende aanbiedingen, stelt zakelijke gebruikers in staat alle documenten of inhoud te vinden via gebruiksvriendelijke interfaces.

Business Document positioneert zich als een compleet documentbeheer- en archiveringstool.

 

De verwachte voordelen van het Business Document platform :

• Verlaagde kosten van uw documentprocesbeheer met 30%.
• Optimaliseerde onderzoekstijd voor verspreide informatie met 50%.
• Raaliseer 25% besparing op het beheer van correcties van fouten
• Verkortde tijd die nodig is voor de levering van contracten en brieven bij uw klanten -Time-to-Market : verzenden van contracten in real time
• Vermindering van IT-implementatiekosten: snelle en eenvoudige integratie
• Verhoogde tevredenheid en trouw van de klanten

 

Business Document :

Documentprocesbeheer het middelpunt van de digitale transformatie